ruimte maken
voor
De gemeente Zemst wil haar open ruimte de komende jaren opwaarderen en uitbreiden en heeft daarvoor het plan Open Ruimte in Zemst – kortweg ORIZ – uitgetekend met 11 prioritaire acties voor de open ruimte. Zemst wil het beleidsplan niet alleen uitvoeren maar ook de Zemstenaar enthousiasmeren en aanzetten tot actie. Zowel het brede publiek als meer institutionele partners worden geactiveerd.
Zemst wil dat het beleidsplan Open Ruimte in Zemst (ORIZ) geen dode letter blijft. De gemeente staat te popelen om met de ambitieuze acties aan de slag te gaan. De uitdaging ligt erin om alle acties succesvol te realiseren. De coördinatie, voorbereiding en uitvoering van de acties komt immers boven op het werk dat vandaag al opgenomen wordt binnen de gemeente. Daarom was een coördinator nodig die het proces en de acties stevig vastpakt.
Gedurende de doorlooptijd van de opdracht bouwden we een stevig fundament op voor de realisatie van de elf acties. We ontwikkelden een communicatiestrategie, coördinatietools en participatietechnieken waarmee de gemeente zelfstandig verder kan na onze begeleidingsopdracht.
Interne coördinatie
We werkten met projectteamvergaderingen per prioritaire actie. Hierop waren de verschillende interne projectcoördinatoren aanwezig en we focusten telkens op de mijlpalen, aandachtspunten en uit te klaren vragen. 6-wekelijks vond er een programmaraad plaats met alle interne projectcoördinatoren van de elf acties samen. Centraal in de werking was de strategische roadmap: een planningstool die we op maat maakten voor de Gemeente Zemst, op basis van fiches en een planning per actie die optelt via een dashboard.
Stakeholdermanagement
Er werd minimaal jaarlijks een programmabrede avond georganiseerd voor de focusgroepen en strategische adviesraden. Dit wordt het ‘ORIZ-café’ genoemd, met een methodiek gelijkaardig aan een world café. De bijeenkomst is informatief, maar geeft ook een duidelijke call to action aan de adviesraden: wat kun jij doen voor ORIZ, welke koppelkansen zijn er? Bepaalde prioritaire acties vragen om een nog intensere samenwerking met partners. Voor deze acties trokken we volop de kaart van cocreatie.
Breed publiek
Gemeente Zemst zet volledig in op participatie, via ‘Zemst aan zet’ wordt de mening van burgers gevraagd over specifieke projecten of plannen van de gemeente, zo ook voor ORIZ. Er zijn tal van acties die zich richten op de inwoners. We moedigden hen aan om mee ‘open ruimte te maken’: het plaatsen van tegeltuintjes, ontharden van bermen, plantacties etc.
Communicatiestrategie
Zemst wilde het project Open Ruimte in Zemst op de kaart zetten en dus was er nood aan sterke communicatie. Om te vermijden dat de communicatie over de verschillende acties ad hoc zou verlopen en onvoldoende op elkaar afgestemd zijn, heeft Common Ground een communicatiestrategie ontwikkeld en het project een smoel gegeven. De projectidentiteit bestaat uit verschillende bouwstenen: een label voor het project dat aansluit bij de huisstijl van de gemeente, iconen die de 8 inhoudelijke thema’s van ORIZ visualiseren en beeldmateriaal.
