Leefomgeving & mobiliteit
Open ruimte in Zemst
Zemst wil haar open ruimte versterken en vertaalde die ambitie in ‘Open ruimte in Zemst’ of kortweg ORIZ, een beleidsplan met elf acties. De uitdaging: van plan naar realisatie gaan, boven op de dagelijkse werking, én tegelijk inwoners en partners activeren. Common Ground werd ingeschakeld om het proces te coördineren, samenwerking te stroomlijnen en ORIZ een herkenbare identiteit te geven.
Hoe we draagvlak realiseerden
Cope
De moeilijkheid zat in de brede spreiding van acties en het beperkte interne mandaat om alles tegelijk te trekken. We verdiepten ons in de interne dynamiek, capaciteitsgrenzen en verwachtingen van partners om realistische proceskaders te bouwen die de organisatie konden dragen.
Collab
We brachten structuur via coördinatietools, projectvergaderingen, een programmaraad en een strategische roadmap. Tegelijk activeerden we partners en inwoners met world-café-methodieken, cocreatie-momenten en publieksgerichte acties. Zo maakten we samenhang en energie voelbaar.
Create
Het resultaat: een stevig fundament voor uitvoering, met een projectidentiteit, communicatiestrategie, participatiewerking, coördinatietools en een dashboard dat voortgang zichtbaar maakt. De gemeente kan ORIZ nu autonoom verderzetten met een helder, gedragen en uitvoerbaar raamwerk.
Projectpaspoort
Transitiedomein
Leefomgeving & mobiliteit
Expertise
Portfoliomanagement
Opdrachtgever
Gemeente Zemst
Periode
2022-2023
Van beleidsplan tot realisatie
Zemst wil dat het beleidsplan Open Ruimte in Zemst geen dode letter blijft. De gemeente staat te popelen om met de ambitieuze acties aan de slag te gaan. De uitdaging ligt erin om alle acties succesvol te realiseren. De coördinatie, voorbereiding en uitvoering van de acties komt immers boven op het werk dat vandaag al opgenomen wordt binnen de gemeente. Daarom was een coördinator nodig die het proces en de acties stevig vastpakt.
Handvaten voor gemeente Zemst
Gedurende de doorlooptijd van de opdracht bouwden we een stevig fundament op voor de realisatie van de elf acties. We ontwikkelden een communicatiestrategie, coördinatietools en participatietechnieken waarmee de gemeente zelfstandig verder kan na onze begeleidingsopdracht.
“Common Ground maakte van ‘ Open Ruimte in Zemst’ een helder en uitvoerbaar programma en zette partners én inwoners in beweging om samen open ruimte te maken.”
Coördinatie is key
We werkten met projectteamvergaderingen per prioritaire actie. Hierop waren de verschillende interne projectcoördinatoren aanwezig en we focusten telkens op de mijlpalen, aandachtspunten en uit te klaren vragen. 6-wekelijks vond er een programmaraad plaats met alle interne projectcoördinatoren van de elf acties samen. Centraal in de werking was de strategische roadmap: een planningstool die we op maat maakten voor de Gemeente Zemst, op basis van fiches en een planning per actie die optelt via een dashboard.
Stakeholders rond de cafétafel
Er werd minimaal jaarlijks een programmabrede avond georganiseerd voor de focusgroepen en strategische adviesraden. Dit wordt het ‘ORIZ-café’ genoemd, met een methodiek gelijkaardig aan een world café. De bijeenkomst is informatief, maar geeft ook een duidelijke call to action aan de adviesraden: wat kun jij doen voor ORIZ, welke koppelkansen zijn er? Bepaalde prioritaire acties vragen om een nog intensere samenwerking met partners. Voor deze acties trokken we volop de kaart van cocreatie.
Zemstenaars betrekken
Gemeente Zemst zet volledig in op participatie, via ‘Zemst aan zet’ wordt de mening van burgers gevraagd over specifieke projecten of plannen van de gemeente, zo ook voor ORIZ. Er zijn tal van acties die zich richten op de inwoners. We moedigden hen aan om mee ‘open ruimte te maken’: het plaatsen van tegeltuintjes, ontharden van bermen, plantacties etc.
Een wervend verhaal
Zemst wilde het project Open Ruimte in Zemst op de kaart zetten en dus was er nood aan sterke communicatie. Om te vermijden dat de communicatie over de verschillende acties ad hoc zou verlopen en onvoldoende op elkaar afgestemd zijn, heeft Common Ground een communicatiestrategie ontwikkeld en het project een smoel gegeven. De projectidentiteit bestaat uit verschillende bouwstenen: een label voor het project dat aansluit bij de huisstijl van de gemeente, iconen die de 8 inhoudelijke thema’s van ORIZ visualiseren en beeldmateriaal.
Samen draagvlak realiseren?
Laten we afspreken en samen ontdekken hoe we uw uitdaging aanpakken.